Politique de confidentialité

Gauthier Le Gall (LE GALL CORP) accorde une grande importance à la protection de vos données personnelles. Cette politique décrit les traitements réalisés sur Registrar IA, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés.

Responsable de traitement

Gauthier Le Gall (LE GALL CORP), 17 Rue du Deuxième R.I.C., 29200 Brest, France.
Contact pour toute question relative aux données : gauthier29n@gmail.com

Données collectées et finalités

Compte utilisateur (email, nom, téléphone, préférences de langue et fuseau, mot de passe haché) — exécution du contrat. Conservées tant que le compte est actif, supprimées 30 jours après suppression du compte.
Données de facturation (historique d'abonnement, identifiant client Stripe) — exécution du contrat et obligations légales comptables. Conservées 10 ans (obligation légale). Les numéros de carte ne transitent jamais par nos serveurs : ils sont traités directement par Stripe.
Journaux d'activité (actions de sécurité : connexion, changement de mot de passe) — intérêt légitime (sécurité). Conservés 12 mois.
Mesure d'audience — intérêt légitime. Réalisée avec Umami (auto-hébergé, sans cookies, données anonymisées). Aucun consentement requis, aucune donnée transmise à des tiers.
Confirmation d'adresse email (date de vérification, jeton temporaire haché) — intérêt légitime (sécurité : vérifier que l'adresse vous appartient). Le jeton est valable 24 h, à usage unique, puis supprimé.
Demandes d'aide étudiantes (sujet, message, issue de clôture et notes de suivi) — exécution de la mission éducative (accompagnement à la réussite). La demande est initiée par l'étudiant, visible de l'équipe pédagogique autorisée uniquement, et conservée pendant la durée de la scolarité.
Convocations aux entretiens d'admission (créneau réservé, emails de convocation, d'annulation et de rappel) — mesures précontractuelles (candidature). Conservées avec le dossier de candidature (2 ans maximum pour les candidats non admis).
Campagnes de rendez-vous d'accompagnement (invitation, créneau réservé, présence au rendez-vous) — exécution de la mission éducative (accompagnement à la réussite). Conservées pendant la durée de la scolarité.
Encouragements (« kudos ») (type, message, expéditeur) — exécution de la mission éducative. Visibles de l'étudiant concerné uniquement, conservés pendant la durée de la scolarité.
Sondages éclair de cours (score 1-5, commentaire optionnel) — intérêt légitime (amélioration pédagogique). Les réponses ne sont restituées qu'en agrégat anonyme, à partir de 3 réponses ; l'identité ne sert qu'à garantir l'unicité de la réponse.
Portail de suivi candidat (lien personnel, déclarations de pièces transmises avec note optionnelle) — mesures précontractuelles (candidature). Le lien est révocable à tout moment par l'établissement ; les données suivent la rétention du dossier de candidature (2 ans maximum pour les candidats non admis).
Contrats d'apprentissage (employeur, SIRET, tuteur entreprise, dates, rémunération en % du SMIC, statuts OPCO/DECA) — obligation légale (code du travail, contrat d'apprentissage). Conservés pendant la durée du contrat puis selon les archives légales.
Attestation CVEC (numéro d'attestation, statut de contrôle, date et auteur du contrôle) — obligation légale (contribution vie étudiante et de campus). Statut purement informatif : aucun blocage automatique. Conservée pendant la durée de la scolarité.
Dossier étudiant 360 (interactions et tâches de suivi internes, contacts de relation, consentements, versions et provenance des champs) — exécution de la mission éducative et intérêt légitime de gestion administrative ; le consentement est utilisé lorsqu'une finalité le requiert. Les contacts sont limités au strict nécessaire, les données sont visibles uniquement par le personnel autorisé et conservées pendant la durée de la scolarité, puis selon la politique d'archives de l'établissement. Un retrait de consentement est appliqué sans délai et son horodatage est conservé comme preuve.
Référentiel académique et parcours (rattachements à un cursus, millésime de catalogue, dates de parcours, référence de compte finance et, pour une cotutelle ou un consortium, référence partenaire opaque et périmètre autorisé) — exécution de la mission éducative et obligations d'archivage académique. Les données ne sont accessibles qu'au personnel habilité, restent séparées par établissement et sont conservées pendant la scolarité puis selon les archives légales. Aucun dossier d'un tenant partenaire n'est fusionné ou rendu visible sans accord explicite.
Opérations académiques et conseil (règles de répétition, standing, éléments de preuve, recours, plans de parcours, habilitations du personnel, fenêtres d’inscription, campagnes de réengagement et archives legacy avec leur provenance) — exécution de la mission éducative, suivi réglementaire de la scolarité et intérêt légitime de sécurité pédagogique. Ces données sont accessibles au seul personnel habilité de l’établissement, conservées pendant la scolarité puis selon les archives académiques applicables ; une archive reprise reste en lecture seule jusqu’à une revue humaine documentée.
Recrutement et admissions avancées (territoires et campagnes, réponses de formulaires, règles de lecture aveugle, recommandations confidentielles, délégations partenaires limitées, frais, offres, avis de sélection et étapes de matriculation) — mesures précontractuelles et intérêt légitime d’organisation d’un recrutement équitable. Les tableaux de performance ne sont affichés qu’en agrégat sans identité candidat ; les liens externes sont opaques, expirants et journalisés. Les données sont accessibles au seul personnel habilité et conservées avec le dossier de candidature, au maximum 2 ans pour les candidats non admis ; les éléments comptables suivent leurs obligations légales propres.
Accompagnement et dossiers sensibles (affectations de conseil, rendez-vous, besoins d’accessibilité, recours, signalements disciplinaires, mandats tiers et demandes de service) — mission éducative, obligations légales et protection des droits. Ces données sont cloisonnées par établissement et par personnel habilité ; les notes privées ne sont pas partagées dans les comptes rendus institutionnels. Les consentements et mandats sont révocables et expirent selon leur échéance, notamment à la majorité ; conservation pendant la scolarité puis selon les archives applicables.
Exports du dossier étudiant (sections demandées, auteur et date de l'export) — intérêt légitime de sécurité et d'accountability. Le PDF est généré à la demande, n'inclut jamais les notes internes et n'est pas conservé par le journal ; seule sa portée est auditée pendant la durée de vie du dossier, selon la politique d'archives de l'établissement.
Examens sur table (sujets et variantes par étudiant, copies manuscrites scannées, annotations de correction, notes par question et résultats) — exécution de la mission éducative (évaluation). Chaque copie est identifiée par un QR signé propre à l'établissement ; les images scannées sont chiffrées au repos (AES-256-GCM), accessibles uniquement au personnel autorisé via des liens signés expirants, et conservées13 mois après validation avant purge automatique, avec leurs annotations. La correction est toujours réalisée par un enseignant : aucune note n'est produite par une intelligence artificielle. Les notes et résultats validés sont conservés pendant la durée de la scolarité, puis selon les archives légales.
Grand livre étudiant (règles et simulations tarifaires, engagements de payeurs tiers, mandats financiers, affectations de règlements, aides attendues, ajustements, recouvrement, caisse, devises et empreintes de relevé) — exécution de la mission éducative et obligations légales comptables. Les mandats tiers ne donnent aucun accès académique ; les montants, taux et motifs restent accessibles au seul personnel financier habilité et sont conservés 10 ans lorsque la règle comptable l'exige. Un relevé PDF officiel suit le circuit documentaire déterministe ; seule son empreinte est journalisée ici.
Aides, bourses et financement étudiant (budget de coût, besoin estimé, fonds et restrictions, offres, acceptations, décaissements, changements de situation, progression, candidatures, prêts suivis et emplois financés) — exécution de la mission éducative, obligations d'aide et obligations comptables. Une offre ne devient pas un versement sans réponse et validation humaines ; les décisions défavorables et recours sont tracés. Les données sont limitées au personnel habilité, conservées pendant la scolarité puis selon les archives d'aide et comptables applicables.
Gouvernance et interopérabilité des cours (auteur de blueprint et de syllabus, cohorte, chat de section, connecteurs vidéo/activité, consentement LTI, journal d’import et droits de réserve) — exécution de la mission éducative, accessibilité et respect du droit d’auteur. Les chats sont supprimés à l’issue de la rétention choisie (1 à 365 jours) ; les connecteurs n’enregistrent que des métriques agrégées et l’état OIDC est haché. Les autres éléments suivent la durée du cours et les archives pédagogiques applicables, avec accès limité au personnel habilité de l’établissement.
Évaluation institutionnelle (manifeste et empreintes de correction hors ligne, sessions d’examen, convocation, plan de salle, règles de gradebook, schémas de notation, notes incomplètes, modérations, indicateurs descriptifs, enquêtes anonymes à seuil et preuves d’intégrité minimisées) — exécution de la mission éducative et protection de l’intégrité académique. Toute correction, modération ou suite donnée à un signal exige une intervention humaine tracée ; aucune décision n’est prise par le logiciel seul. Les données suivent la durée de la scolarité et les archives applicables, ou la durée du litige lorsqu’elle est plus courte ; les commentaires d’enquête sont supprimés au plus tard après deux ans.
Fédération d’identité et authentification SSO (attributs SupAnn minimisés, ePPN, adresse électronique institutionnelle, empreinte SHA-256 de l’assertion SAML et journal d’audit de connexion) — intérêt légitime et sécurité des accès au système d’information (F131). Les mots de passe ne transitent jamais par notre serveur lors d’une connexion fédérée ; le journal d’audit est conservé pendant 12 mois glissants à des fins exclusives de traçabilité de sécurité avant purge.
Mobilité internationale et Erasmus Without Paper (EWP) (candidatures, niveau linguistique certifié, contrat d'études Online Learning Agreement, attestation de présence, bourses européennes et relevé de notes ToR) — exécution de la mission éducative, respect de la charte ECHE et obligations de l'Agence Nationale Erasmus+ (F132). Données conservées pendant la scolarité ; pièces comptables de bourse conservées 10 ans.
Délibérations de jury, MCC et délivrance des diplômes (notes d'examens, moyennes semestrielles et annuelles, mentions, décisions collégiales de jury VSE/VAC/AJAC, procès-verbaux d'examens d'État scellés par empreinte SHA-256) — exécution de la mission de service public de l'enseignement supérieur et respect des arrêtés ministériels Licence et Master (F133). Les procès-verbaux de jury et les relevés de notes officiels sont conservés à titre permanent pour garantir les droits académiques des diplômés. Conformément aux préconisations de la CNIL, les affichages publics sont strictement anonymisés par numéro étudiant INE / matricule.
Droits d'inscription, exonérations CROUS et régie de recettes (liquidation des tarifs nationaux d'État, contrôle préalable de l'attestation CVEC CROUS, justificatifs de bourse sociale échelons 0bis à 7, dossiers de commission d'exonération, quittances et journal de régie de recettes scellé SHA-256) — exécution de la mission de service public éducatif, respect des articles R719-49/50 et L841-5 du Code de l'éducation et obligation légale de comptabilité publique (DGFIP) (F134). Données conservées pendant la durée de la scolarité ; pièces comptables et quittances de régie conservées pendant 10 ans conformément aux règles de la comptabilité publique.
Certification des parchemins de diplômes, attestations provisoires et vérification publique (numéro d'enregistrement séquentiel au grand livre des diplômes, intitulé du diplôme d'État, spécialité, mention, date de collation, Cachet Électronique Visible CEV 2D-Doc ANTS, récépissés de remise et registre scellé SHA-256) — obligation légale de collation des grades universitaires (Code de l'éducation) et garantie d'authenticité contre la falsification documentaire (F135). Le grand livre des diplômes, les numéros d'enregistrement et l'empreinte des titres sont conservés de manière permanente (archives historiques d'État). Les attestations provisoires sont conservées 5 ans ou jusqu'à délivrance du parchemin original. Les récépissés d'émargement sont conservés pendant 10 ans. Le portail public de vérification d'authenticité ne restitue que la confirmation stricte de la validité du titre, de son titulaire et de sa mention, sans aucune diffusion de données personnelles superflues.
Études doctorales, Comités de Suivi Individuel (CSI) et jurys de soutenance de thèse (Convention Individuelle de Formation, directeurs et co-directeurs HDR, rapports annuels du CSI, heures de formation doctorale et validation du module d'intégrité scientifique, pré-rapports des rapporteurs, composition du jury de soutenance, procès-verbal scellé SHA-256 et métadonnées nationales de dépôt électronique STAR/ABES) — obligation légale de collation du grade national de docteur (Arrêtés ministériels du 25 mai 2016 et du 26 août 2022) et décret relatif à l'intégrité scientifique (F136). Les procès-verbaux de soutenance, rapports de jury et métadonnées de thèses sont conservés à titre permanent (archives historiques de l'État et catalogue national du Sudoc / Thèses.fr). Les rapports annuels des comités de suivi individuel sont conservés pendant la durée de préparation de la thèse puis 5 ans.
Conseils centraux, démocratie universitaire et délibérations collégiales (listes électorales, candidatures aux conseils centraux CA, CFVU et CR, collèges électoraux, émargements de séance, procurations vérifiées, bulletins de vote pour scrutins secrets décorrélés cryptographiquement des émargements, procès-verbaux de séance scellés SHA-256 et registre officiel des délibérations) — obligation légale d'administration des établissements publics d'enseignement supérieur et de recherche (Articles L712-1 à L712-7 et D719-1 à D719-47 du Code de l'éducation) (F137). Le registre des délibérations et actes administratifs est conservé à titre permanent au recueil officiel des actes de l'établissement. Les dossiers d'élections et procurations sont conservés pendant la durée de la mandature puis 5 ans. Lors des scrutins secrets électroniques, le chiffrement et la dissociation cryptographique garantissent l'anonymat absolu des suffrages exprimés.
Validation des Acquis de l'Expérience (VAE), VAPP Décret 1985 et validation d'études (VES) (dossiers de recevabilité Livret 1 CERFA 15334*03, parcours professionnel, Livret 2 et preuves de compétences, conventions de formation professionnelle L6353-1, financements CPF / OPCO, délibérations de jurys souverains, procès-verbaux scellés SHA-256, dispenses de diplôme VAPP 85 et équivalences d'acquis VES) — obligation légale au titre des articles L613-3 à L613-6 du Code de l'éducation, de la loi n° 2022-1598, des décrets n° 85-906 et n° 2002-590 et du référentiel national Qualiopi (F138). Les dossiers d'instruction VAE/VAPP/VES sont conservés pendant 5 ans. Les procès-verbaux de jury et les blocs de compétences capitalisés de façon définitive sans limitation de durée sont conservés de manière permanente afin de garantir les droits à vie des candidats (télétransmission au passeport de compétences de la Caisse des Dépôts et de France Compétences).
Section disciplinaire universitaire, fraudes et voies de recours (actes de saisine, procès-verbaux de flagrant délit lors des examens, pièces matérielles saisies, convocations avec préavis légal de 15 jours francs, dossiers d'instruction, délibérations à huis clos, procès-verbaux de jugement scellés SHA-256, décisions motivées, télétransmissions au Recteur de région académique et déclarations de recours d'appel devant le CNESER) — obligation légale au titre des articles L712-6-2, L811-5, R712-9 à R712-46 et R811-10 à R811-42 du Code de l'éducation (F139). Les dossiers disciplinaires sont conservés pendant la durée des études et dix ans en cas d'exclusion, trois ans pour l'avertissement et le blâme avant réhabilitation légale de plein droit, ou effacés sans délai en cas de relaxe ou d'amnistie. Aucune mention de sanction disciplinaire ne figure jamais sur les relevés de notes ou parchemins de diplôme. L'affichage public des décisions au sein de l'établissement est obligatoirement anonymisé sans diffusion de nom.
Régime Spécial d'Études (RSE), périodes de césure et engagement étudiant (demandes d'aménagements, justificatifs d'activité salariée d'au moins 60 heures mensuelles, contrats de travail et bulletins de paie, Plan d'Accompagnement de l'Étudiant Handicapé PAEH avec avis médical du Service de Santé Universitaire, tiers-temps d'examen majoré de 33%, sportifs de haut niveau inscrits sur liste ministérielle, dispenses d'assiduité aux TD/TP, conventions tripartites de césure signées avec garantie de réintégration l'année suivante sans sélection selon le décret n° 2018-372, suivi des droits d'inscription à tarif réduit et exonération CVEC, validation de crédits ECTS sur rapport et soutenance, attestations d'engagement citoyen et associatif de plus de 40 heures au titre de l'article L611-9 du Code de l'éducation et scellement d'intégrité SHA-256) — exécution de la mission de service public éducatif, respect de l'égalité des chances et application des articles D611-13 à D611-19, L611-9, D613-26 et du décret n° 2018-372 (F140). Les données médicales détaillées restent hébergées au Service de Santé Universitaire sous le secret médical le plus strict ; seules les prescriptions administratives d'aménagements sont traitées dans le dossier de scolarité. Les conventions de césure, contrats RSE et attestations d'engagement sont conservés pendant la durée de la scolarité puis 5 ans. Les mentions de valorisation portées au Supplément au Diplôme européen sont conservées à titre permanent avec le diplôme.
Services aux étudiants, assiduité, évaluations de cours et attestations en libre-service (justificatifs d'absence et certificats médicaux téléversés sous 48h, avis scolarité, fiches de présence requalifiées d'injustifiées en justifiées, seuils de tolérance avant défaillance, réponses anonymisées aux évaluations pédagogiques d'enseignements, récépissés de participation décorrélés cryptographiquement, certificats de scolarité officiels bilingues générés instantanément et données de carte étudiante dématérialisée) — exécution de la mission éducative, contrôle légal de l'assiduité et assurance qualité des formations (F141). Les justificatifs médicaux sont strictement réservés aux gestionnaires de scolarité habilités et conservés pendant l'année universitaire plus 2 ans. Les évaluations de cours sont rigoureusement anonymes : aucun lien technique ne permet d'associer une réponse à un étudiant. Les certificats de scolarité émis sont scellés par empreinte SHA-256.
Inscriptions pédagogiques, Panier de cours (Shopping Cart), Class Swap et files d'attente (présélection d'enseignements au panier, vérification des créneaux et des prérequis pédagogiques, demandes de permutation atomique de cours avec ou sans mise en liste d'attente, rangs de file d'attente FIFO et dérogations de scolarité accordées au titre du Régime Spécial d'Études ou motif médical) — exécution du contrat de formation et organisation des inscriptions (PeopleSoft Campus Solutions / F142). Les paniers d'inscription non convertis sont purgés à l'issue de la période d'ajustement semestrielle des inscriptions (Add/Drop). L'historique des permutations de cours et des dérogations de rang en file d'attente est conservé pendant la durée des études plus 3 ans à des fins de traçabilité académique.
Guichet unique de scolarité, pré-qualification IA et traitement assisté des démarches (suivi unifié des flux d'arbitrage administratif, détection automatisée des délais de forclusion 48h, pré-qualification de conformité des pièces par intelligence artificielle, calcul d'échéances SLA d'instruction, aide à la rédaction de courriers officiels de scolarité et alertes d'assiduité prédictives) — exécution de la mission de service public éducatif et amélioration de la qualité du service rendu aux usagers (F143). L'intervention du modèle d'intelligence artificielle est exclusivement consultative et d'aide à la décision : toute décision finale d'approbation, de dérogation ou de rejet est obligatoirement prise et validée par un agent de scolarité habilité identifiable. Les journaux d'arbitrage et d'instruction sont conservés pendant la durée des études plus 3 ans.

Destinataires et sous-traitants

Les données sont traitées par les sous-traitants suivants :

Hetzner Online GmbH — Hébergement (serveurs en Allemagne/Finlande, UE) (UE)
Stripe Payments Europe Ltd — Paiements (UE/USA (clauses contractuelles types))
Resend (Plus Five Five, Inc.) — Emails transactionnels (USA (clauses contractuelles types))
Cloudflare Inc. — DNS et protection réseau (UE/USA (clauses contractuelles types))

Aucune donnée n'est vendue ni transmise à des tiers à des fins publicitaires. Les transferts hors UE sont encadrés par des clauses contractuelles types.

Vos droits

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, de limitation et d'opposition. Vous pouvez :

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Sécurité

Données hébergées dans l'Union européenne (Hetzner Online GmbH). Chiffrement en transit (HTTPS/TLS), mots de passe hachés (bcrypt), sauvegardes chiffrées quotidiennes, accès serveur restreint par clé SSH.